REKLĀMA
Viens no būtiskiem jautājumiem, par ko vajadzētu vienoties, uzsākot sadarbību ar ārpakalpojumu grāmatvedi, ir datu apmaiņas kārtība. Jārēķinās, ka jebkura uzņēmuma finanšu informācijas nosūtīšana ir riskanta, tāpēc ir svarīgi “apdrošināties”. Kā to darīt? Šoreiz ar padomu dalās Corsax.lv grāmatvedības birojs.
Tikai būtiskais
Saprotams, ka cilvēkam, kurš uzņemas atbildību par uzņēmuma grāmatvedības kārtošanu, ir jākļūst par uzņēmuma uzticības personu. Konfidencialitātes noteikumus vajadzētu iekļaut jau līgumā par šo darbu veikšanu. Tomēr ikdienā darbiniekiem, kas nosūta datus grāmatvedim, ir jāspēj nodalīt, kāda informācija finanšu pārraudzītājiem ir nepieciešama, bet kāda – nav būtiska. Tas ne tikai palielinās datu drošību, bet arī samazinās slogu abām apritē iesaistītajām pusēm.
Elektroniskie dokumenti
Lielākā daļa mūsdienu uzņēmumu šobrīd datu apmaiņu veic elektroniski, dokumentus parakstot ar elektronisko parakstu. Interesanti, ka oficiāli dati par elektronisku dokumentu izmantošanu un glabāšanu Latvijā nav apkopoti, taču nozares eksperti norāda, ka e-dokumenti ir ieviesti vien salīdzinoši nelielā skaitā uzņēmumu. Daudzi šos dokumentus saņem un glabā elektroniski, taču drošības labad mapēs saliek arī papīra izdrukas, lai nepieciešamības gadījumā tās vienmēr būtu pa rokai. Tas tikai palielina datu apmaiņas riskus, jo dokumentu saņēmējam par to uzglabāšanu ir jārūpējas divos veidos – gan e-vidē, gan fiziskajā. Labāk tomēr izvēlēties elektronisku datu uzglabāšanas veidu, nodrošinot tai maksimāli augstu drošības līmeni. Šajā pandēmijas laikā tas palīdzēs arī parūpēties par cilvēku drošību – nevajadzēs tik bieži tikties, lai apmainītos ar papīriem.
Pareizie cilvēki
Dažkārt uzņēmumos ir kopīgās e-pasta adreses, kas sākas, piemēram, ar info@…. Dokumentu apritei tādas nav ieteicams izmantot, jo lielākoties šīs vēstules saņemt vairāki darbinieki. Abām pusēm jānosaka, kuri cilvēki būs iesaistīti dokumentu apritē un nosūtāmā informācija jāadresē tieši viņiem. Protams, ir citādi, ja ārpakalpojumu grāmatvedim dati tiek nosūtīti grāmatvedības programmā – tajā iespējams ielogoties vien ar drošu autentifikāciju, tāpēc programmas izstrādātājs jau būs par drošību parūpējies jūsu vietā.
