Pēc Alūksnes novada pašvaldības pasūtījuma SIA “ALGAR” veikusi pašvaldības funkciju auditu. Tas notika piecus mēnešus, izmaksāja teju 10 000 eiro, tagad ir tapis gala ziņojums uz vairāk nekā 500 lappusēm un ar vairāk nekā 60 ieteikumiem, kas dokumentāli pieejams vien izpilddirektorei darba vajadzībām. Laikrakstam, lai informētu sabiedrību, ziņojumā ielūkoties tika liegts, auditore deputātiem ziņojumu prezentēja domes sēdes slēgtajā daļā, kur žurnālisti piedalīties nedrīkstēja.
“Alūksnes un Malienas Ziņas” pašvaldībā vērsās ar iesniegumu, prasot informāciju par auditā secināto. Atbildi uz to vēl neesam saņēmuši, bet Alūksnes novada pašvaldības izpilddirektore Janīna Čugunova piekrita sniegt interviju. Viņa ir izlasījusi visu audita ziņojumu un ieteikumus un auditā pausto vērtē ļoti atzinīgi.
– Kāpēc pašvaldība auditu pasūtīja?
– Pašvaldības deputāti domes vadību vairākkārt uzrunāja, aizrādīja, ierosināja veikt pašvaldības funkciju auditu. Konsultējoties ar pašvaldībām, kur šāds audits jau veikts, nolēmām, ka arī Alūksnē to vajag. Turklāt ir pagājuši desmit gadi, kopš novads strādā esošajā struktūrā. Bet – pašlaik ir izveidojies maldīgs priekšstats, ka šis ir darbinieku audits. Nē, tas ir funkciju audits, kura laikā auditēja resursus, darba laiku, funkcijas un, jā, arī darbiniekus.
Ziņojuma mape ir ļoti bieza. Ir tapis nopietns dokuments. Sava mape ir par katru administrācijas nodaļu. Arī par pagastu pārvaldēm. Visbiezākā mape ir Kultūras un sporta nodaļai, kur ietverti arī pagastu tautas nami. Jāuzsver, ka deputātiem ir pieejams audita ziņojums bez darbinieku vārdiem, uzvārdiem, ņemot vērā Personas datu aizsardzības regulu. Auditā pausto zina darbinieks, darbinieka priekšnieks, un starp viņiem viss ir izrunāts.
– Kādas metodes pielietoja, veicot auditu?
– Ņemtas vērā pasaules un Latvijas tendences, veikta normatīvo aktu analīze un intervijas ar darbiniekiem, darba laika uzskaite un cits. Administrācijā auditore izrunājās ar katru darbinieku, bija arī intervijas ar darbiniekiem pagastos, iestādēs, tostarp ar tehniskajiem darbiniekiem. Tika veikta arī aptauja. Audits simtprocentīgi tika veikts administrācijā, pagastu pārvaldēs, Alūksnes pilsētas un pagastu bibliotēkās, muzejos un pagastu vēstures krātuvēs. Šobrīd neauditēta palikusi Sociālo lietu pārvalde un Pašvaldības policija – pārējās pašvaldības iestādes ir auditētas. Izglītības iestādes saņem valsts mērķdotāciju pedagogu atalgojumam, tādēļ tās netika detalizēti pētītas.
– Kas auditu veica un cik tas izmaksāja?
– SIA “ALGAR” auditore Iveta Magone. Līgums noslēgts pērn decembrī, audits noslēdzās šogad 31. maijā. Šādu funkciju auditu Iveta Magone ir veikusi vairākām pašvaldībām. Mūsu pašvaldībai audits izmaksāja 9900 eiro (ar PVN). Man patika, ka audita laikā runājām arī par labo, kas mums pašvaldībā ieviests, piemēram, dokumentu apritē, bet vairāk analizējām to, kas jāuzlabo.
– Kādus ieguvumus pašvaldība no auditā paustā gaida – līdzekļu ietaupīšanu nākotnē, pienākumu pārdali, citus?
– Ne tik daudz taupīt līdzekļus, bet lai tie darbinieki, kuri strādā pašvaldībā un pašlaik nav noslogoti par 100 procentiem, un viņi paši tam piekrīt auditā veikto sarunu laikā, lai šie darbinieki saņemtu lielāku atalgojumu, ar prieku ietu uz darbu un izdarītu vairāk, tiktu pārskatīta viņu noslodze un amatu apraksti. Protams, no kādiem darbiniekiem būs jāšķiras.
Šobrīd jau esmu runājusi ar visām auditētajām iestādēm, pārrunājot auditora redzējumu, ierosinājumus. Konkrēti lēmumi sekos jaunajā budžeta gadā. Domāju, ka visi šie lēmumi tiks pieņemti vienlaikus. Pārmaiņas būs. Cik lielas – to pašlaik grūti pateikt. Tikko pārmaiņas pašvaldību jau skāra grāmatvedības nodaļā, kur viens grāmatvedis administrācijā pensionējās, grāmatveža amata vieta Jaunannā tika likvidēta, un šis darbinieks pārnāca strādāt administrācijā, savukārt Jaunannas amata vietas pienākumi tika pārdalīti starp citu pagastu grāmatvežiem. Valsts kase nemitīgi aizrāda un rosina pagastos atteikties no skaidras naudas darījumiem pašvaldības iestādēs.
– Varbūt gaidāmās pārmaiņas varat tomēr ieskicēt detalizētāk. Piemēram, no darbiniekiem ir dzirdētas bažas, ka pagastu pārvaldēs varētu apvienot sekretāra un bibliotekāra amata pienākumus.
– Izstrādātais modelis noteikti nebūs vienāds visos pagastos, tiks ņemta vērā katra individuālā situācija. Arī pagastu sekretāru noslodze, dokumentu aprite pašlaik ir atšķirīga, kādam pat pusslodzes noslodzes pašlaik nav. Varbūt arī kādā pagastā būs bibliotekārs – lietvedis, bet tad viņam būs cienīgs atalgojums. Mēs tiešām gribam, lai darbiniekam ir cienīgs atalgojums. Tas nenozīmē, ka mērķis ir daudz ietaupīt, jo mēs uztraucamies arī par to, lai labi darbinieki neaiziet no darba pašvaldībā.
– Pašlaik tas jau ir vērojams.
– Tieši tā! Jo atalgojums pašlaik ir tāds, kāds ir. Piemēram, šobrīd pagasta lietvedis bruto saņem 500 – 600 eiro mēnesī, bibliotekāri – vēl mazāk: 480 eiro, 495 eiro, 553 eiro. Darbinieks nav ieinteresēts par šādu samaksu strādāt. Ņemsim noteikti vērā, ka bibliotekāra darbs neaprobežojas ar grāmatu izsniegšanu – viņam jāveic arī daudzi citi pienākumi. Darbinieks bibliotēkā pagastos noteikti būs – kādus pienākumus viņš veiks, to mēs pašlaik analizējam.
Pašlaik savu redzējumu par auditā pausto man iesniedz pagastu pārvaldes, lai sakārotu, optimizētu un uzlabotu esošo sistēmu. Šajā procesā noteikti būs iesaistīti arī kultūras iestāžu darbinieki.
Auditore atzina, ka ļoti svarīgi ir arī tas, ko darbinieki domā par savu iestādi, vai saskata pozitīvo – negatīvo, vai prot izteikt uzslavu un kritiku. Aptaujas rezultāti rāda, ka kritiku izsaka maz – manuprāt, tās ir nevis bailes izteikt kritiku, bet neprasme par sevi un kolēģi pateikt slikto, toties daudz izsaka uzslavas.
Starp galvenajiem ieteikumiem rosināts veikt regulāras darbinieku aptaujas, lai novērtētu darbinieku iesaisti, izstrādāt elektronisko informācijas apmaiņas kārtību, kas dokumentu apritē mums gan jau notiek programmā “Namejs”. Ir auditora ierosinājums ieviest darbinieku anonīmo sūdzību un ierosinājumu kastīti. Dažās iestādēs ierosināts noteikt summēto darba laiku, kas ir vērā ņemams ieteikums. Pārkārtot amata pienākumus, lai darbinieks ar prieku nāk uz darbu un ir noslogots.
– Iegūtie dati par darba laika sadalījumu bija pārsteigums?
– Jā, jo secināts, ka darbinieki pagastos vairāk risina telefonsarunas, saimnieciskus jautājumus, sarakstes e-pastos, sarunājas ar iedzīvotājiem, bet administrācijā dominē darbs ar dokumentiem. Iekšēji mēs paši to jau zinām, bet šis bija tam apliecinājums.
– Vai varat iedzīvotājus nomierināt, ka audita rezultātā nebūs tā, ka pagastos atkal kaut ko likvidēs un centralizēs pie novada administrācijas?
– Centralizācija paredzama tikai grāmatvedībai. Pārējās funkcijas paliks pagastos un netiks centralizētas. Bibliotēkas un tautas nami pagastos noteikti paliks. Iespējams, mazajos pagastos tiks nedaudz saīsināts bibliotēku darba laiks, bet konkrēti lēmumi vēl sekos.
– Un jāpielāgojas būs iedzīvotājam.
-Jā, un jārēķinās ar to. Bet viss būs atkarīgs no tā, kādus amatus varēsim pārskatīt un savienot, pārdalīt pienākumus.
– Vai pašvaldībai ir noteikts mērķis, ka pēc audita ieteikumiem jāietaupa noteikts procents budžeta līdzekļu?
– Nē. Pagastu pārvaldes pašlaik iesniedz savu redzējumu. Šos viedokļus apkoposim. Pārmaiņas noteikti būs arī novada administrācijā. Atklāts ir arī jautājums, vai paliks viens pagasta pārvaldes vadītājs uz trim pagastiem. Turpmākie lēmumi būs no daudz kā atkarīgi, tostarp no paša darbinieka vēlmes. Domāju, ka oktobra domes komitejās pirmie lēmumu projekti jau tiks izskatīti.
– Piemēram, ko pagastu pārvaldes ierosina?
– Ierosinājumi ir dažādi. Kāds turpmāko darbu saredz esošajā modelī ar vienu vadītāju uz vairākiem pagastiem, daļa – vienu atbildīgo katrā pagastā.
Efektivitāte nesākas ar audituAuditu veica SIA “ALGAR” auditore, Dr.sc.administ. Iveta Magone, kurai ir profesionālā pieredze funkciju auditu veikšanā kopš
2003. gada. I. Magone laikrakstam uzsver, ka, sniedzot interviju, viņai jāievēro līgumā ar Alūksnes novada pašvaldību atrunātie konfidencialitātes nosacījumi, tomēr vispārīgas tendences iezīmē.
“Auditu veicu pēc savas izstrādātas metodoloģijas, kas aizstāvēta ar promocijas darbu un pamatā balstīta uz labāko publiskā sektora pasaules praksi efektivitātes auditu veikšanā. Audits sākās ar informatīvu semināru janvārī Alūksnē, kurā piedalījās auditā iesaistītie pašvaldības darbinieki. Stāstīju, kas ir efektivitāte, funkciju sadalījums, kā notiks audits, darba laika uzskaite un tamlīdzīgi, lai cilvēkiem būtu pilnīga informācija, jo visgrūtāk vienmēr ir, ja cilvēkos ir neziņa. Jāuzsver, ka visu audita laiku darbiniekiem biju sazvanāma, atbildēju uz e-pastiem.
Divas nedēļas darbiniekiem bija jāaizpilda darba laika uzskaites tabulas, kas parasti nevienam nepatīk, bet palīdz izprast darba pienākumus, funkcijas un to sadali. Pēc tam sekoja aizpildīto darba uzskaites tabulu apstrāde un daudzu papildu jautājumu uzdošana darbiniekiem. Jāuzsver, ka mēs vienmēr ņemam vērā arī novada un iestādes situāciju, tostarp ekonomisko, ģeogrāfisko izvietojumu, iedzīvotāju skaitu un to koncentrāciju, kultūrvēsturisko vidi un citus aspektus. Kad visa informācija bija iegūta un apkopota, braucu klātienē tikties ar darbiniekiem un veikt intervijas, uzklausīt priekšlikumus, skaidrojumus esošajai situācijai. Lai labāk izprastu situāciju, infrastruktūru, noskaņojumu katrā pagastā, pati izbraucu arī ceļus starp pagastiem. Pēc tam tapa audita gala ziņojums uz vairāk kā 500 lapām un ar vairāk kā 60 ieteikumiem, kas iesniegti Alūksnes novada domes vadībai.
Parasti valda uzskats, ka auditors ir cilvēks no malas un nepārzina situāciju, bet audits ir tas, kas spēj novērtēt darbinieku neizmantoto potenciālu. Darbiniekam ir jāprot sev atbildēt uz jautājumiem: kāpēc mēs darām konkrēto darbību, kam tas ir vajadzīgs un kādu mērķi gribam sasniegt? Parasti pašvaldībās darbinieki tikai kaut ko dara bez konkrēta rezultāta. Jāatceras, ka mēs visi savā darba dzīvē esam neefektīvi amplitūdā no 30 līdz 90 procentiem, tādēļ mums katram ir vismaz 30 procenti iespēju uzlabot sava darba efektivitāti.
Lai kā sabiedrībai un darbiniekiem var nepatikt audits, tomēr, ja pašvaldība izšķiras par efektivitātes audita veikšanu – tas ir ļoti pozitīvi. Latvijas pašvaldībām perifērijā budžeta finansējums ir ierobežots un daudz niecīgāks, nekā Rīgas reģiona pašvaldībām, kur par efektivitāti var nedomāt vispār un vienu dokumentu var nest trīs darbinieki. Lauku pašvaldības ir spiestas izdzīvot ar sava budžeta mazumiņu un domāt, kā strādāt efektīvāk.
Nav pareizi nevienā jomā un iestādē pilnībā likvidēt esošo kārtību un visu sākt no nulles. Uzlabojumiem jābūt sistemātiskiem un pakāpeniskiem – lai cilvēki izvērtē, iesaistās, maina, pierod. Lai notiktu attīstība, ir jāmaina domāšana. Jāapzinās, ka katrs esam atbildīgs par to, ko darām.
Tagad Alūksnes novada pašvaldības rokās ir tas, kā viņi realizēs audita ziņojumā pausto. Audita ieguvums noteikti būs funkciju pārskatīšana un pārdale starp darbiniekiem – tiem, kuriem bija pārslodze, tās vairs nebūs; kuriem bija nepietiekošas slodzes – pārdalīs funkcijas un pienākumus. Nav izslēgts amatu apvienojums un samazinājums situācijās, kad darbinieks atstāj amatu vai dodas pensijā, nepieņemot vietā jaunu darbinieku.
Efektivitāte ir nepārtraukts process, tas nesākas un nebeidzas ar auditu, bet katru dienu liek mums padomāt, kā rutīnas darbu veikt ātrāk, labāk, saprast, vai to vispār vajag veikt. To novēlu ne tikai alūksniešiem, bet arī sev, jo tikai tā mēs visi kopā varēsim Latviju padarīt labāku, jo citas zemes mums nav.”
Deputātiem audita pilnā versija nav pieejamaAlūksnes novada domes deputāte Līga Langrate: “Jā, kā deputāti esam prasījuši veikt neatkarīgu auditu pašvaldībā – par to paldies, bet audita ziņojuma un ieteikumu pilnā versija pieejama tikai izpilddirektorei kā darba materiāls. Deputātiem ir iespēja redzēt tikai aptaujas lapas un anonīmas atbildes, ko arī gāju un lasīju pie izpilddirektores. Ļoti gribējās ieraudzīt arī auditora analīzi – nekā.
Katrā iestādē ir mērķis un stratēģija, process, kā to īsteno, un procesa veicēji. Šajā auditā ir aptaujāti tikai procesa veicēji jeb darbinieki, turklāt tikai 231, lai gan pašvaldībā strādā tūkstotis. Ja audits tik dārgi maksāja, tad vajadzēja aptaujāt lielāku skaitu darbinieku. Starp aptaujas jautājumiem bija, piemēram, kā jūs vērtējat vadības darbu, kā – administrācijas darbu, kā vērtējat domes priekšsēdētāju, vietniekus un citi. Liela sadaļa bija veltīta jautājumiem, kā vērtē tiešo priekšnieku un kolēģus. Secināju, ka visos domes vadības jautājumos vērtējums bija vidējs un vairāk uz slikto pusi, bet vērtējot tiešo priekšnieku un kolēģus – vidējs un uz pozitīvo pusi. Iespējams, pašlaik domes vadība pārāk daudz pienākumus uzņemas paši, līdz ar to nespēj koordinēt, vadīt, attīstīt. Iemesls – bailes uzticēties, zaudēt varu vai no kā cita. Tas ir nepareizi un lieki, jo neviens nav pārcilvēks. Novadam vajag skaidru attīstības stratēģiju – uzskatu, ka mums tādas pietrūkst.
Auditore norādīja uz to, ka daļai darbinieku ir pārslodze. Kopš 2017. gada tikai pašvaldības darbinieki ir komisijās, sabiedrības pārstāvji šajā darbā vairs netiek iesaistīti, līdz ar to tiek atstumti no līdzdalības pašvaldības darbā, bet paši domes darbinieki pārstrādājas. Auditorei ir arī ieteikumi, kā mainīt pašvaldības struktūru, pārkārtojot atsevišķu darbinieku pakļautību. Uzskatu, katrā pagastā jābūt saimniekam, kurš pārzina šo teritoriju. Liela izšķiršanās būs par to, kādu gribam redzēt kultūras nozari . Tiesa, viens ir fiksēt situāciju auditā, bet tam jāseko pareiziem lēmumiem.”
Pagastu pārvaldes vēl klusē
Uzrunātās trīs pagastu pārvalžu vadītājas paust detalizētu viedokli par auditā secināto laikrakstam pašlaik atteicās. Iemesls – viss vēl ir procesā un nekas nav skaidri zināms.
Jaunalūksnes un Malienas pagastu pārvalžu vadītāja Inta Cinglere: “Ar audita ziņojumu pašlaik esam iepazinušies ļoti vispārīgi, nav izprotams, kādēļ mums neļauj iepazīt pilno ziņojuma versiju un aprakstu par katru amatu, darbinieku. Tādas iespējas mums kā pagastu vadītājiem nav – to zina tikai novada vadība. Pašlaik vienīgais ziņojums no audita puses ir, ka pagastu pārvaldēs nav noslodzes. To, esot uz vietas pagastā, pauda arī auditore Iveta Magone: ka pagastos ir mazs iedzīvotāju skaits un darbiniekiem nav noslodzes. Mums tagad ir uzdots izanalizēt esošo darbinieku noslodzi, pienākumus un iesniegt domes vadībai savus priekšlikumus.”
Izšķiršanās: kas paliek pagastos?Alūksnes novada domes priekšsēdētājs Arturs Dukulis: “Auditu pasūtījām, lai gūtu skatu no malas. Parasti ir tā: ja paši rosinām izmaiņas, tad to uztver kā mūsu viedokli; ja šo viedokli pauž kāds no malas, tad tas jau ir vērā ņemams. Tādēļ algojām neatkarīgu uzņēmumu un auditoru, kas pašvaldībā izvērtē struktūru, noslodzi, funkcijas un visu pārējo. Jāuzsver, ka audita laikā nekādus komentārus nesniedzu es, abi vietnieki un izpilddirektore. Ar kopējo audita ziņojumu ir iepazīstināti deputāti, ar daļu, kas attiecas tieši uz viņiem, – paši auditējamie.
Pašlaik apspriešanā ir likums “Par pašvaldībām”, kam priekšlikumus iesniedz arī Alūksnes novada pašvaldība. Drīzumā valstī īstenos administratīvi teritoriālo reformu, kas arī ietekmēs pašvaldību darbu. Atkarībā no tā, kādas minētajā likumā apstiprinās izmaiņas un kāda būs reforma, veidosim turpmāko Alūksnes novada pašvaldības struktūru, lai tā atbilstu likumam. Pašlaik strādājam pie dažādiem variantiem. Audits mums kalpos kā nozīmīgs izziņas materiāls savu reformu veikšanai, ko noteiks arī izmaiņas likumā. Izmaiņu ieviešanas laiks būs atkarīgs no tā, kad valdība pieņems savus lēmumus, bet, pieļauju, ka tas skars jau 2020. gada budžetu un stāsies spēkā ar janvāri.
Būtiskākā izšķiršanās Alūksnes novadā būs par to, par ko diskutējām jau pirms desmit gadiem – kas paliek pagastos? Manuprāt, katrā pagastā jāpaliek saimniekam, kuram ir pakārtotas visas pagasta iestādes un kuram jāgādā par to funkciju īstenošanu, ko likums “Par pašvaldībām” nosaka darīt pagastos. Bet, tā kā katrs pagasts ir unikāls, ar savu situāciju, iestādēm un visu pārējo, tad katram jāatrod vispiemērotākais modelis – visiem viss nebūs vienādi. Iedzīvotājiem nav jāuztraucas par pakalpojumu pieejamību, jo viņiem saskare ar pirmā līmeņa pašvaldību būs pagasts, kurā viņi dzīvo.”
Vienas receptes visiem nebūsAlūksnes novada domes priekšsēdētāja vietnieks Aivars Fomins: “Veikt dziļāku analīzi nekad nav par skādi, citādi ieslīgstam ikdienas rutīnā, daudz kam vairs nepievēršam uzmanību. Audits ir skatījums no malas. Tā ieteikumi mums pašiem jāizvērtē, vai un kā darīsim. Līdz šim visi gāja uz un no darba un varbūt neiedomājās, ka kaut ko var darīt arī citādi.
Gribētos, lai darbinieku darba noslodzes tiek salāgotas ar atalgojumu. Arī pagastos strādā ļoti daudz labu speciālistu, kuri ir patrioti un fanāti, pašlaik strādā par kapeikām un netiek atbilstoši novērtēti. Ar laiku tas darbiniekiem vairs nav pieņemams.
Ieviešot kādas pārmaiņas, katrā pagastā noteikti tiks ņemta vērā individuālā situācija, pakalpojumu pieejamība iedzīvotājiem. Vienas receptes uz visiem pagastiem nebūs. Pašlaik aktīvi jau iesaistījušies pagastu pārvalžu vadītāji, paužot savu redzējumu par auditā secināto, jo tieši viņi vislabāk zina savu pagastu situāciju, spēcīgākos un vājākos darbiniekus. Mēs neveidosim reformu no augšas. Būs priekšlikumi – sēdēsim un runāsim. Mērķis ir pārskatīt un sakārtot lietas, nevis ietaupīt naudu vai kādam nesamaksāt nopelnīto.”
Labs cilvēks nav profesijaAlūksnes novada domes deputāte Jana Zilkalne: “Nav pareizi, ka deputātiem nav iespēja izlasīt auditora ieteikumu pilno versiju. Sanāk, esam nopirkuši kaķi maisā un pārējiem pastāsta tikai to, ko grib. Prezentācijā deputātiem domes sēdes slēgtajā daļā auditore Iveta Magone atzina, ka, salīdzinot ar citām pašvaldībām, Alūksnē ir augsts procents kritikas neizteikšanai. Kad es pirms diviem gadiem rakstīju maģistra darbu sabiedrības vadībā un pētīju situāciju Alūksnes pašvaldībā, nonācu pie šāda paša secinājuma. Toreiz daži darbinieki pat atzina, ka baidās no iespējamām represijām, ja paudīs patieso nostāju. Daudzi pašvaldības darbinieki ir pirmspensijas vecumā – viņi gaida savu pensionēšanās vecumu un pretī nerunā, kritiku neizsaka.
Auditore uzsvēra, ka procentuāli lielu laiku pašvaldības darbinieki pavada dažādās sapulcēs. Pašvaldības darbiniekiem ir daudz pienākumu pamatdarbā, bet par darbu komisijās viņi saņem piemaksas. Tā arī man neviens nav līdz šim domes vadībā atbildējis, vai pamatalga tiek ieturēta par laiku, kamēr šis darbinieks strādā komisijā? Turklāt šāda situācija veicina darbinieku pārslodzi, un uz pārslodzi arī norādīja auditore. Noteikti vajag līdzsvarot noslodzi, pretējā gadījumā ir izdegšanas sindroms un veselības problēmas. Auditore arī norādīja, ka nav pieņemama situācija, kā pašlaik: pagasta pārvaldē elektroniski saņem dokumentu, izdrukā un ved uz novada domi Alūksnē.
I. Magone ir augsta ranga profesionāle savā nozarē. Uzskatu, ka mūsu pašvaldības vadībai vajadzētu regulāri pašizglītoties – viņi šobrīd ir apstājušies pie esošā, toties amata algu gan saņem pēc augstākā klasifikatora. Augsta līmeņa vadītājam ir nemitīgi jāpilnveidojas. Labs cilvēks nav profesija, un labai pārvaldībai nav jābūt tikai uz papīra – tā jāievieš dzīvē ar savu piemēru, darba kultūru.”
